Privatlivspolitik for UFPA-appen
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan United Facility Partners A/S (UFPA) behandler personoplysninger, når du bruger UFPA-appen til iOS og Android. Appen bruges af UFPAs medarbejdere og andre, som UFPA har givet adgang, til blandt andet planlægning, tidsregistrering, kvalitetssikring og intern kommunikation.
Indhold
- Hvem er ansvarlig
- Hvilke oplysninger appen behandler
- Tilladelser på din enhed
- Formål og retsgrundlag
- Modtagere og leverandører
- Overførsel uden for EU og EØS
- Hvor længe oplysningerne opbevares
- Sletning af konto
- Dine rettigheder
- Sikkerhed
- Børn
- Klage
- Ændringer til politikken
1. Hvem er ansvarlig
UFPA er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i appen og det tilhørende system.
United Facility Partners A/S
CVR-nr. 41 27 43 52
Tømrervej 7, 4600 Køge, Danmark
E-mail: info@ufpa.dk
Telefon: 71 96 39 32 (mandag-torsdag 08:00-16:00, fredag 08:00-15:00)
2. Hvilke oplysninger appen behandler
Vi behandler kun oplysninger, der er relevante for dit arbejde og den funktion, du bruger i appen.
| Oplysningstype | Eksempler |
|---|---|
| Konto og login | Navn, e-mailadresse, telefonnummer, bruger-id, rolle, adgangsrettigheder og loginhistorik. |
| Opgaver og planlægning | Tildelte opgaver, kunde, adresse og lokation for opgaven, tidsrum, opgavetype og noter. |
| Tidsregistrering | Tidspunkt for check ind og check ud, registrerede timer, fravær og status for godkendelse. |
| Lokation (GPS) | Enhedens placering i forbindelse med check ind og check ud på en opgave, hvis du har givet tilladelse. Hvis du har slået påmindelse ved ankomst til, bruger telefonen også placeringen til at minde dig om at checke ind, men den placering forlader ikke telefonen. Se punkt 3. |
| Fotos og filer | Billeder og filer, du tager eller vælger i appen, fx ved kvalitetskontrol, afvigelser, klager eller dokumentation af udført arbejde, samt tilhørende kommentarer. |
| Lydoptagelser og mødereferater | Lydoptagelser af møder, som du selv starter i appen, og den transskription og det referat, der laves ud fra optagelsen. Kun hvis mødeoptagelse er slået til. |
| Beskeder | Opslag, beskeder, kvitteringer for læst og svar på henvendelser. |
| Push-notifikationer | OneSignal subscription-id, enhedstype, sprog, app-version, tidszone, dine valg for notifikationer samt hvornår appen åbnes, og om du klikker på en notifikation. |
| Tekniske oplysninger | IP-adresse, enhedsmodel, styresystem, app-version, sprog, tidsstempler, sikkerhedslog og fejlrapporter. |
Appen indeholder ikke reklamer, og oplysninger fra appen bruges ikke til at spore dig på tværs af andre virksomheders apps eller hjemmesider. Vi sælger ikke personoplysninger.
Du bør ikke registrere følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger eller CPR-nummer, i fritekstfelter, kommentarer eller fotos, medmindre det er nødvendigt og aftalt med UFPA.
3. Tilladelser på din enhed
Appen beder kun om adgang til funktioner på din enhed, når du bruger en funktion, der kræver det. Du kan til enhver tid ændre tilladelserne i telefonens indstillinger. Hvis du fravælger en tilladelse, virker resten af appen fortsat, men den funktion, der kræver tilladelsen, kan være begrænset.
Lokation (GPS)
Appen bruger din placering, når du checker ind og ud på en opgave, så vi kan dokumentere, at arbejdet er udført på den rigtige adresse. Placeringen kan også bruges til at vise dagens opgaver på et kort. Placeringen sendes kun til systemet, når du selv checker ind på en opgave. Appen registrerer ikke din placering løbende, og den sendes ikke i baggrunden.
Påmindelse ved ankomst. Hvis du giver appen adgang til din placering hele tiden (“Altid” på iPhone, “Tillad hele tiden” på Android), kan appen minde dig om at checke ind, når du ankommer til adressen på en opgave, der er i gang. Til det bruger appen telefonens egen geofencing (regionsovervågning), som også virker, når appen er lukket. Telefonen holder kun øje med adresserne på dine kommende opgaver, højst 20 steder på iPhone og 90 på Android. Placeringen forlader aldrig telefonen: den gemmes ikke og sendes hverken til os eller andre. Appen viser kun en notifikation på telefonen, og kun inden for opgavens tidsrum. Tilladelsen er frivillig, og resten af appen, herunder check ind og check ud, virker også, hvis du kun giver adgang, mens appen er i brug.
Kamera og fotos
Appen bruger kameraet og dit fotobibliotek, når du selv vælger at tage eller vedhæfte et billede, fx til kvalitetskontrol, afvigelser eller dokumentation. Appen får kun adgang til de billeder, du aktivt vælger, og læser ikke dit fotobibliotek i øvrigt.
Mikrofon
Hvis mødeoptagelse er slået til, kan du optage et møde i appen og få skrevet et referat med AI. Appen bruger kun mikrofonen, når du selv starter en optagelse, og optager, indtil du stopper den, også når skærmen er låst, eller appen ligger i baggrunden. Du skal sikre, at alle deltagere ved, at mødet bliver optaget. Optagelsen sendes til systemet, hvor den bliver omdannet til tekst, og der skrives et referat. Se punkt 5 og 7.
Push-notifikationer
Appen kan sende notifikationer om fx nye eller ændrede opgaver, beskeder og opslag. Notifikationer sendes gennem tjenesten OneSignal, som leverer dem videre via Apple Push Notification service (iOS) eller Firebase Cloud Messaging fra Google (Android). For at kunne sende notifikationer registreres din enhed hos OneSignal med et subscription-id, som gemmes sammen med din bruger. OneSignal registrerer desuden enhedstype, sprog, app-version og tidszone, samt hvornår appen åbnes, og om du klikker på en notifikation. Du kan slå notifikationer fra i telefonens indstillinger.
4. Formål og retsgrundlag
| Formål | Retsgrundlag |
|---|---|
| Give dig adgang til appen og vise dine opgaver, planer og beskeder | Opfyldelse af din ansættelsesaftale eller anden aftale med UFPA, databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. |
| Registrere arbejdstid, fravær og grundlag for løn | Opfyldelse af ansættelsesaftalen, litra b, og retlige forpligtelser, fx regler om registrering af arbejdstid, løn og bogføring, litra c. |
| Dokumentere fremmøde og udført arbejde ved hjælp af lokation og fotos | Vores legitime interesse i at kunne dokumentere over for vores kunder, at opgaverne er udført korrekt og til tiden, litra f. |
| Kvalitetssikring, afvigelser og klager | Vores legitime interesse i at levere og forbedre vores ydelser, litra f. |
| Optage møder og udarbejde referater med AI | Vores legitime interesse i at dokumentere møder og de beslutninger, der træffes, litra f. |
| Sende notifikationer | Opfyldelse af aftale, litra b, og legitim interesse i hurtig kommunikation om arbejdet, litra f. |
| Drift, sikkerhed og fejlretning af appen | Vores legitime interesse i en stabil og sikker tjeneste, litra f. |
Når vi baserer en behandling på en legitim interesse, har vi vurderet, at vores interesse ikke overstiger dine rettigheder og frihedsrettigheder. Du kan gøre indsigelse mod en sådan behandling som beskrevet i punkt 9.
5. Modtagere og leverandører
Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Modtagere kan være:
- ledere, planlæggere og administration hos UFPA, i det omfang deres rolle giver adgang
- leverandører af hosting, drift, udvikling, backup og sikkerhed
- OneSignal, Inc. (USA), som leverer push-notifikationer videre gennem Apple og Google
- AI-udbydere, når AI-funktioner er slået til: OpenAI, som omdanner lydoptagelser af møder til tekst, og Anthropic, som skriver mødereferater og står bag AI-assistenten og de øvrige AI-funktioner, fx forslag, opsummeringer, gennemgang af fotos og indlæsning af fakturaer. OpenAI og Anthropic er underdatabehandlere og modtager kun de oplysninger, den enkelte funktion skal bruge. Efter deres vilkår for API-kunder bruges oplysningerne som udgangspunkt ikke til at træne deres AI-modeller
- leverandører af SMS og e-mail, når vi sender beskeder gennem systemet
- løn- og regnskabssystemer samt revisor, når det er nødvendigt for løn og bogføring
- vores kunder, i form af dokumentation for udført arbejde, fx tidspunkt og fotos fra en opgave
- offentlige myndigheder, når vi er retligt forpligtet.
Leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne, er underlagt skriftlige databehandleraftaler og må ikke bruge oplysningerne til egne formål.
6. Overførsel uden for EU og EØS
Vi anvender som udgangspunkt leverandører, der opbevarer oplysningerne inden for EU og EØS. Push-notifikationer leveres gennem OneSignal, Inc. og videre gennem Apple og Google, som kan behandle subscription-id, enhedsoplysninger og notifikationens indhold uden for EU og EØS, herunder i USA. Når mødeoptagelse eller andre AI-funktioner er slået til, behandles lydoptagelser og de oplysninger, funktionen skal bruge, hos OpenAI og Anthropic i USA. Overførslerne sker på grundlag af EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse for EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
7. Hvor længe oplysningerne opbevares
Vi opbevarer ikke oplysninger længere end nødvendigt. Den konkrete periode afhænger af formålet og lovgivningen.
| Oplysninger | Opbevaring |
|---|---|
| Konto og login | Så længe du er ansat eller har adgang til appen. Kontoen lukkes, når adgangen ophører. |
| Tidsregistrering og lønrelaterede oplysninger | Som udgangspunkt 5 år fra udgangen af det regnskabsår, oplysningerne vedrører, efter bogføringsreglerne. |
| Lokation ved check ind og check ud | Sammen med den tidsregistrering, den hører til, og ikke længere end nødvendigt for at kunne dokumentere opgaven. |
| Fotos, kvalitetskontrol, afvigelser og klager | Normalt op til 3 år efter opgaven er udført, medmindre en kundeaftale eller et krav kræver længere opbevaring. |
| Beskeder og opslag | Så længe de er relevante for driften. |
| Lydoptagelser af møder | Slettes automatisk efter en fastsat periode, som udgangspunkt 30 dage. Transskription og referat bevares. |
| Transskriptioner og mødereferater | Efter vores interne retningslinjer og så længe de er relevante for driften. |
| OneSignal subscription-id | Indtil du logger ud, afinstallerer appen, eller id’et ikke længere er gyldigt. |
| Data gemt lokalt på enheden | Indtil du logger ud eller afinstallerer appen. |
| Sikkerhedslog og fejlrapporter | I en periode fastsat efter formål og risiko. Perioden begrænses og revurderes løbende. |
| Sikkerhedskopier | Slettes gennem den kontrollerede overskrivningscyklus og er indtil da beskyttet mod almindelig brug. |
Når opbevaringsbehovet ophører, sletter eller anonymiserer vi oplysningerne.
8. Sletning af konto
Din konto oprettes og administreres af UFPA. Hvis du ønsker din konto og dine oplysninger slettet, kan du kontakte din leder eller skrive til info@ufpa.dk. Visse oplysninger, fx registrerede timer og lønrelaterede oplysninger, er vi forpligtet til at opbevare i en periode efter lovgivningen, jf. punkt 7.
9. Dine rettigheder
Afhængigt af omstændighederne har du ret til:
- at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
- at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet
- at få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt
- at få behandlingen begrænset
- at modtage visse oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
- at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser
- at trække et samtykke tilbage uden virkning for den behandling, der allerede lovligt er foretaget.
Henvendelser sendes til info@ufpa.dk. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet. Vi svarer uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen.
10. Sikkerhed
Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte oplysningerne mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse og adgang. Foranstaltningerne omfatter blandt andet krypteret forbindelse mellem app og server, adgangsstyring efter rolle, logning, backup og løbende sårbarhedshåndtering. Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, håndterer og dokumenterer vi hændelsen og foretager de nødvendige anmeldelser og underretninger.
11. Børn
Appen er et arbejdsredskab og er ikke rettet mod børn.
12. Klage
Du er velkommen til først at kontakte os, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger. Du har også ret til at klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
E-mail dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk
13. Ændringer til politikken
Vi kan opdatere politikken, når appen eller lovgivningen ændrer sig. Den gældende version offentliggøres på denne side med versionsnummer og dato. Alle tidligere versioner kan ses under Versionshistorik og i den fulde Git-historik. Ved væsentlige ændringer orienterer vi i appen.